Vor einigen Jahren brachten mich diverse Haufen Zeitschriften, Akten und Kontobelege auf die Idee, einen Dokumentenscanner mit automatischem Einzug auszuprobieren. Vorweg glaubte ich nicht an das gute Funktionieren eines Gerätes im erschwinglichen Desktopsegement, doch einen Versuch war es wert. Zufällig bot jemand in einem Kleinanzeigenportal einen gebrauchten Fujitsu ScanSnap S510 an, der sich als Volltreffer erwies. Der Dokumentenscanner war nicht größer als ein kompaktes heimisches Faxgerät und kam mit einem umfangreichen Softwarepaket.
ScanSnap, ScanSnap Organizer, Adobe Acrobat und OCR
Es bestand aus vier wesentlichen Modulen. Zunächst dem Scanprogramm ScanSnap, das automatisch die Größe der Papiere erkannte, schief eingezogene Papiere digital begradigte, Duplexscannen (beidseitig) ermöglichte und sogar an der Schrift erkannte, wie herum die Datei gedreht werden musste. Dabei entstanden PDF Dateien von sehr guter Qualität, die mithilfe des nächsten Programms, dem ScanSnap Organizier verwaltet wurden. Darin wurde jede Datei wie in einem Fotomanager mit einem Thumbnail dargestellt, das beispielsweise die Titelseite von Zeitschriften zeigte und somit das Suchen und Finden vereinfachte. Weiterhin war Adobe Acrobat 8 im Paket. Sie ließ sich nicht mehr aktivieren, daher war die Unterstützung von Adobe nötig. Der Softwaremix war in der Lage, die PDF Dateien mit einer OCR-Funktion, also einer Texterkennung, nachträglich zu bearbeiten und bot darüber hinaus eine dokumentenübergreifende Suche nach Stichwörtern an.
In kürzester Zeit erwies sich dieser Scanner als unverzichtbar. Allerlei Papierstapel verschwanden aus den Ablagen. Regelmäßig wurden Zeitschriften gescannt und entsorgt. Gleiches passierte jährlich beim Erstellen der Steuerunterlagen. Statt einem Haufen Papier lag der Steuererklärung eine DVD mit einem übersichtlichen Verzeichnis über die darauf gespeicherten PDF-Dateien bei. Sie wurde anstandslos vom Finanzamt akzeptiert und mir regelmäßig zur Aufbewahrung zurückgeschickt.
Am großen Bildschirm war das Arbeiten mit einem digitalen Archiv wesentlich angenehmer und einfacher als das Wälzen von Aktenordnern.
ScanpSnap Organizer als PDF-Manager
Da ich einige Bücher und andere Vorlagen in Formaten weitaus größer als DIN A4 scannen wollte, probierte ich einige teure Dokumentenscanner von Kodak und HP aus. Sie hatten keine so gute Software und zogen die Papiere vom Stapel mit einer höheren Fehlerquote ein als der winzige Fujitsu S510.
Irgendwann ergab sich die Gelegenheit einen Fujitsu fi-6130 zu erhalten. Das war ein Dokumentenscanner, der nur wenig größer war als der S510, jedoch schwerer und für eine stärkere Auslastung konzipiert, quasi als Arbeitspferd in einem professionellen Netzwerk. Zur Software gehörte weder Adobe Acrobat noch das geniale Scanprogramm ScanSnap. Stattdessen gab es ScanAll Pro, eine biedere Software mit besseren Nachbearbeitungsfunktionen, die bei der billigeren Variante ScanSnap gar nicht notwendig waren, weil sie selbst automatisch die Fehler korrigierte und dem Anwender die lästige Nachbearbeitung ersparte.
Das bedeutend teurere Gerät lieferte eine noch höhere Scanqualität, was sich besonders bei Zeitschriften bemerkbar machte. Die digitalen Kopien von Katalogen und aufwendig gedruckten Fotozeitschriften sahen aus wie die Originale und auf großen Monitoren verblüffte der Detailreichtum, der am Original mit dem bloßen Auge so gar nicht wahrgenommen wurde. Ebenfalls nicht im Paket war der wunderbare PDF-Explorer ScanSnap Organizer. Doch den hatte ich vom S510 und die Version war kompatibel mit der Scan Software des Fujitsu fi-6130.
Beim Scannen der Unterlagen aus einem umfangreichen Nachlass aus Postkarten, alten Briefen auf dünnem Luftpost Papier in Formaten abweichend von DIN A4, Visitenkarten und Notizzetteln erwies sich das Arbeiten mit dem schnellen Fujitsu fi-6130 als mühsam, weil die Stapel aus unterschiedlich großen und dicken Papieren zu PDF Dateien mit vielen Seiten, auf denen die gescannten Unterlagen schief lagen und nicht automatisch die unterschiedlichen Größen erkannt wurden, unschön aussahen und der Nachbearbeitungsbedarf viel zu groß war, um das Aussehen zu verbessern.
Pimp up your Fujitsu fi Scanner
Eine Recherche ergab, dass eine neue Version von ScanAll Pro existierte, für die es ein Plugin gab, das einen ScanSnap Modus hinzufügte. Fujitsu stellte mir freundlicherweise das kostenpflichtige Update zur Verfügung. Kurz nach der Installation scannte der hervorragende Fujitsu fi-6130 mit dem Komfort der günstigeren Geräte in der besseren Qualität der Spitzengeräte. Super!
Wer Papierstapel aus Vorlagen in unterschiedlicher Größe zu scannen hat, erleichtert sich die Arbeit erheblich durch ein Update der Software. Die Ergebnisse werden besser und man spart viel Zeit.
Bezug und Kosten
Die Lizenz für FUJITSU Scand All PRO V2 für fi-6x Scanner kostet bei Amazon rund 155 €. FUJITSU Scand All PRO V2 single Lizenzen fuer fi-6
Wer einen guten Dokumentenscanner für Vorlagen bis etwas größer als Din A4 sucht, sollte einen gebrauchten Fujitsu fi-6130 in Betracht ziehen oder diese Neugeräte (oben – Fujitsu fi-7180 / unten Fujitsu fi-7160):
